یک محرک سختی دیجیتال کم ارزش؟ (مطالعه)

حجم ایمیل های ارسالی و دریافتی، یک شاخص عمده از بار اطلاعاتی یا «بی حجمی» است، پدیده ای که توسط برخی مشاغل و مسئولیت های مدیریتی تشدید می شود.

ارتباط بیش از حد را می توان با ارزیابی تعداد شب هایی که در طی آن یک ایمیل حرفه ای بعد از ساعت 8 بعد از ظهر ارسال شده است اندازه گیری کرد.

• بین 50 تا 150 مهمانی سالانه با ایمیلی که بعد از ساعت 8 بعد از ظهر ارسال می شود، در معرض ارتباط بیش از حد تلقی می شود.
• از بیش از 150 شب، نمایشگاه انتقادی در نظر گرفته می شود.
• به طور متوسط، مدیران در طول سال 117 مهمانی را که دوباره به هم متصل شده اند، می شمارند.

برای کاهش تأثیر ایمیل ها بر استرس در محل کار، چه شیوه های خوبی باید اتخاذ شود؟

در اینجا خلاصه ای از برخی از شیوه های خوب که ارتباط بیش از حد و استرس مرتبط با ایمیل ها را در یک محیط حرفه ای کاهش می دهد :

• اعلان های صوتی و تصویری را هنگام دریافت ایمیل های جدید در رایانه و تلفن هوشمند بی صدا کنید.
• از ویژگی های ارسال معوق ایمیل ها استفاده کنید تا از ارسال آنها در زمان های خارج از ساعات کاری معمول خودداری کنید و در نتیجه از وسوسه شدن کارمندان برای مشورت و پاسخگویی خارج از ساعات کاری معمول به آنها جلوگیری کنید.
• برای جلوگیری از ایمیل هایی که نیاز به پاسخ سریع دارند، ابزارهای چت فوری یا تلفن را ترجیح دهید.
• زمان پاسخگویی قابل قبول را با توجه به سطح فوریت و اهمیت ایمیل های دریافتی در شرکت خود روشن کند.
• درجات فوریت و اهمیت را در خطوط موضوع ایمیل روشن کنید تا به بازیگران گیرنده کمک کنید تا فوریت مربوط به ایمیل های خود را بدون نیاز به باز کردن یک به یک آنها تخمین بزنند.
• تعیین حداکثر آستانه برای پردازش ایمیل های روزانه: طبق OICN هیچ کارمندی نباید بیش از 100 ایمیل در روز را پردازش کند.

در حالی که ایمیل به عنوان یک ابزار ارتباطی ناهمزمان طراحی شده است، به یک ابزار ارتباطی فوری با اعلان های ثابت تبدیل شده است. این به پاسخ دهی بیش از حد، افزایش نویز دیجیتال، کیفیت مکالمه پایین تر و احساس فوریت طولانی کمک می کند و در نتیجه استرس و اضطراب ایجاد می کند.

بر اساس مطالعه OICN، که نمونه ای از 9000 نفر و 58 میلیون ابرداده ایمیل را پوشش می دهد، در اینجا ارقام اصلی که باید در مورد استفاده از ایمیل در محل کار به خاطر بسپارید آمده است:

• یک حرفه ای به طور متوسط، مجموع تمام موقعیت ها، 29 ایمیل در روز دریافت می کند.
• مدیران و مدیران، پروفایل هایی هستند که بیشترین ایمیل ها را پردازش و دریافت می کنند، به طور میانگین 331 ایمیل در هفته توسط یک مدیر در مقایسه با 194 ایمیل برای یک مدیر دریافت می شود.
• 83 درصد از ایمیل ها بین ساعت 9 صبح تا 6 بعد از ظهر ارسال می شوند در حالی که 17 درصد از ساعت 6 بعد از ظهر تا 9 صبح ارسال می شوند.
• به طور متوسط، تنها 16 درصد از ایمیل های دریافتی توسط گیرندگان پاسخ داده می شود.
• 25% از ایمیل های دریافتی ناشی از استفاده از ویژگی "پاسخ به همه" است.
• 63% از ایمیل ها بین همکاران رد و بدل می شوند در مقابل 37% به آدرس های ایمیل خارجی.
• دوره های نوامبر، دسامبر و ژانویه شلوغ ترین از نظر مدیریت ایمیل با جریان پردازش 20 درصد بالاتر از حد معمول هستند.
• به طور متوسط \u200b\u200bدر 33.6% موارد (36.1% برای مدیران) به ایمیل ها در کمتر از یک ساعت پاسخ داده می شود.
• به طور کلی، 80 درصد از ایمیل ها در کمتر از یک روز پاسخ داده می شوند.

31 درصد از کارمندان بیش از حد به هم متصل هستند

ما همچنین در لینکدین، توییتر، فیس بوک و یوتیوب فعال هستیم. آنجا میبینمت؟

(در هر زمان می توانید اشتراک خود را لغو کنید.)