Organiser des réunions à distance est devenu quasiment indispensable ces dernière années, avec l’avènement du télétravail. Communiquer avec ses clients ou même ses collègues en vidéo est bien plus agréable et efficace si on s’équipe des bons outils ? Quelle solution choisir pour gérer ses visioconférences ? Quels critères et fonctionnalités peut-on attendre d’un logiciel de réunion en ligne ? Découvrez dans cet article 9 plateformes de conférence à distance performantes et pertinentes.
Quel est le meilleur outil de visioconférence ? Notre sélection des 9 solutions les plus pertinentes
Zoom, la solution de visioconférence de référence
Zoom est probablement l’outil de réunion en ligne le plus populaire à l’heure actuelle. Il doit sa popularité à la pandémie où presque tout le monde a été contraint de travailler à la maison. Il a fait la une de tous les journaux, en bien comme en mal. Même les écoles, les entreprises, les amis et les familles l’utilisent pour passer un appel de groupe instantanément.
Cela dit, Zoom est un outil de conférence efficace et facile à utiliser si vous recherchez quelque chose de rapide et de gratuit. Il offre de nombreuses fonctionnalités que même les utilisateurs gratuits peuvent utiliser, comme le changement d’arrière-plan, le partage d’écran, le filtre pour retoucher votre apparence, et bien plus encore.
Points forts :
- Dispose de salles de réunion privées
- Le plan gratuit est suffisant pour la plupart des utilisateurs avec une limite de 40 minutes par session
- Réglage de l’éclairage pour les salles sombres
- Partage d’écran
- Partage de fichiers
- Chatbox
- Intégration au calendrier
- Nombreuses autres intégrations
- Vous pouvez enregistrer les réunions
Points faibles :
- L’option gratuite est limitée à 40 minutes seulement. Après quoi, vous devrez créer une nouvelle réunion.
- Le prix monte très vite. Pour s’affranchir des limites du plan gratuit, il faudra directement passer à un plan à 139,90 € par an.
- Problèmes de sécurité – une chose du passé ou toujours d’actualité ? Aucun outil de réunion en ligne n’est parfait, et tous les autres outils ont leurs défauts de sécurité. Néanmoins, Zoom a eu sa part de problèmes de sécurité et de confidentialité l’année dernière, qui sont résolus désormais.
Google Meet, l’outil gratuit pour organiser des visioconférences
Google Meet est probablement l’outil de conférence en ligne le plus accessible de notre liste. En effet, il est très facile à utiliser, il suffit de l’ouvrir sur votre navigateur et vous êtes prêt à l’utiliser. Pas besoin d’installer quoi que ce soit. Vous pouvez également participer à des réunions en utilisant votre téléphone ou en composant un numéro. Il dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener une réunion ou un cours en ligne, et vous pouvez même enregistrer votre réunion, qui sera sauvegardée sur votre Google Drive.
Bien qu’il s’appelle Google Meet, vous n’avez pas besoin d’un compte Google pour participer à une réunion. Mais si vous voulez créer votre propre réunion, vous aurez besoin d’un compte Gmail. Quoi qu’il en soit, c’est gratuit et c’est à peu près tout ce dont vous aurez besoin lors de vos déplacements. De plus, étonnamment, il dispose d’une fonction de conversion de la parole en texte, qui vous permet de parler et de faire apparaître des sous-titres. Même si cette fonctionnalité est encore loin d’être parfaite, c’est prometteur et cela montre les évolutions positives que Google cherche à amener.
Avantages :
- Léger, fonctionne sur la plupart des systèmes d’exploitation et des navigateurs.
- Interface utilisateur simple : ce que vous voyez est ce que vous obtenez.
- Les formules Workspace permettent d’enregistrer des réunions, d’activer la suppression de bruit intelligente ou encore d’accéder à des rapports de participation (plan Worspace Essentials : 8 $ par utilisateur actif par mois; plan Workspace Enterprise : tarif sur devis).
- Partage d’écran
- Boîte de discussion
- Pas de limite de temps
- Conversion de la parole en texte
Inconvénients :
- Pas de fonctions sophistiquées comme le réglage de l’éclairage, les filtres, les arrière-plans personnalisés, etc.
- L’éclairage n’est pas aussi bon que celui de Zoom
Microsoft Teams, la plateforme collaborative professionnelle tout-en-un
Microsoft Teams est en fait un ensemble d’outils conçus par Microsoft pour les entreprises ayant des équipes distantes. Il dispose d’une série d’outils pour la gestion de projets, la communication, et bien plus encore. Vous pouvez littéralement rester au même endroit pour rédiger vos documents, créer des tâches, suivre vos activités et créer des réunions, puis participer à une conférence téléphonique. Au delà des entreprises, Teams peut aussi fonctionner dans un cadre scolaire, avec des fonctionnalités dédiées comme le rendu de devoirs.
Avantages :
- Le plan gratuit peut accueillir jusqu’à 100 participants
- Comparativement à la durée de 40 minutes de Zoom, Microsoft Teams offre jusqu’à 60 minutes
- La qualité des appels est excellente en HD
- Plateforme tout-en-un pour les équipes à distance (et aussi en présentiel)
Inconvénients :
- Comme il s’agit d’une solution tout-en-un pour les équipes, elle peut parfois être un peu confuse.
- Elle est destinée aux équipes, et pas seulement aux réunions ponctuelles.
Zoho Meeting, l’alternative puissante à Zoom
Zoho Meeting n’est pas l’outil de visioconférence dont on parle le plus, alors qu’il mérite en réalité toute notre attention. On parle toujours de Zoom ou autre, mais Zoho Meeting est une excellente alternative, qui doit être citée.
Pour les particuliers comme les freelances, le plan gratuit est déjà plus que ce dont vous aurez besoin. Mais, pour les entreprises avec beaucoup de personnes à distance ou en déplacement, leur suite d’outils vous conviendra parfaitement aussi. Par exemple, Zoho CRM et Zoho Meeting sont bien intégrés, le partage de fichiers, la messagerie de groupe, le partage d’applications, et beaucoup d’intégrations tierces.
Pour :
- Possède une suite complète d’outils qu’une entreprise en ligne peut exploiter grâce à son intégration intégrée.
- Prix adaptatif en fonction du nombre de participants attendu. Par exemple, le plan « réunion » coûte 3 € par hôte par mois pour 10 participants, contre 15 € pour 500.
- Le plan gratuit va jusqu’à 60 minutes.
- Il dispose de fonctions de sondages, de questions-réponses et de levées de mains.
- Vous pouvez l’utiliser comme un outil de webinaire ou comme un outil de réunion en ligne ordinaire. L’enregistrement des webinaires est également l’une de ses principales fonctionnalités.
Contre :
- Si vous l’utilisez pour un webinaire, la personnalisation des formulaires peut parfois s’avérer problématique.
- Les enregistrements peuvent être téléchargés par les participants et leur téléchargement ne peut pas être restreint.
Airmeet, la plateforme idéale pour gérer les évènements en ligne
Airmeet est un outil de réunion en ligne qui est utilisé par de nombreuses personnes pour organiser des événements virtuels. Il est facile à configurer et l’assistance est impressionnante, au cas où vous en auriez besoin. Contrairement à d’autres outils, Airmeet n’est pas vraiment destiné aux personnes qui souhaitent simplement passer du temps ensemble virtuellement. Il se destine plutôt à un cadre évenementiel.
Le plan gratuit peut accueillir jusqu’à 100 personnes, et tous les plans disposent d’un salon où les gens peuvent passer du temps à discuter alors que l’événement n’a pas encore commencé. Parmi les autres fonctionnalités, on peut citer les sondages, les questions-réponses et, chose étonnante, la possibilité d’automatiser certaines tâches grâce à l’intégration de Zapier.
Avantages :
- Excellent outil pour les événements réels, les concerts et autres, surtout si vous faites payer les billets.
- L’engagement de l’audience est plus élevé comparé à d’autres outils grâce à sa fonction de salon, comparable à Discord.
- Pas besoin de télécharger quoi que ce soit, il fonctionne sur n’importe quel navigateur.
Inconvénients :
- Pas pour les entreprises, les startups ou les équipes.
- Pour le plan pro, les événements enregistrés ne sont pas sauvegardés localement, mais sur leurs serveurs et il semble y avoir un délai de quelques heures avant que vous puissiez y avoir accès.
Skype, l’outil historique de conférence vidéo en ligne par Microsoft
Tout le monde connaît Skype, c’est une des plus vieilles plateformes du genre. Il s’agit d’un outil de communication facile à utiliser, qui est utilisé non seulement par les utilisateurs occasionnels, mais aussi dans le cadre d’activités professionnelles. En fait, de nombreuses équipes d’assistance l’utilisent également pour répondre aux besoins de leurs clients. Mais l’un des aspects sur lesquels Skype brille le plus est sa fonction de conférence en ligne, qui peut accueillir jusqu’à 100 participants.
Points forts :
- Le plan gratuit peut accueillir jusqu’à 100 participants
- Fonction d’enregistrement
- Pour des raisons de confidentialité, vous pouvez brouiller votre arrière-plan lors d’un appel vidéo.
Points faibles :
- Par rapport à d’autres outils, la vidéo semble consommer plus de données.
- L’application elle-même peut parfois être encombrante, et pour les modèles de téléphone plus anciens, on observe souvent un décalage. C’est une application qui demande beaucoup de ressources.
GoToMeeting, le logiciel de conférence en ligne
GoToMeeting existe depuis plusieurs années, avant même que Zoom et Google Meet ne deviennent des références. Il s’agit du « frère » de GoToWebinar, l’outil de conférence Web utilisé par les marques et les particuliers lorsqu’ils souhaitent organiser un webinaire. Alors que l’outil de webinaire est un peu cher, GoToMeeting est assez bon marché à 10,75 € /mois et peut accueillir jusqu’à 150 invités.
Avantages :
- Capacité d’accueil élevée, même pour la formule de base
- Provenant d’une marque reconnue dans le secteur
- La sécurité est excellente
- Dispose d’un numéro gratuit auquel les participants internationaux peuvent se connecter pour rejoindre la réunion gratuitement
Inconvénients :
- Pas de version gratuite, ce qui est un gros point faible aujourd’hui (même si l’outil vaut bien son prix)
- Il faut installer une application pour utiliser la plateforme
FaceTime, l’application parfaite pour des appels vidéos sur iOS
Si vous êtes un utilisateur iOS, FaceTime est une solution facile pour vos besoins de conférence. Il s’agit d’un appel audio ou vidéo en tête-à-tête avec vos collègues, votre famille ou vos amis. Il est intégré à tous les appareils iOS, vous n’avez donc rien à configurer. Vous aurez juste besoin de leur numéro de téléphone ou de leur adresse e-mail iCloud pour commencer.
Pour :
- Il est 100 % gratuit
- Peut prendre en charge jusqu’à 32 participants
- Supporté nativement par les appareils iOS
- Vidéo de haute qualité (à condition d’avoir une bonne connexion internet)
Contre :
- Disponible uniquement pour les utilisateurs iOS
- Ne permet pas nativement d’enregistrer les sessions
- Pas de fenêtre de discussion
- Il ne s’agit que d’appels vidéo, sans autres fonctionnalités supplémentaires
Cisco Webex, la solution pour les communications d’équipe
Cisco Webex est un outil unique en son genre, proposé par une société très réputée. Bien qu’il soit assez simple comme le reste des éléments de cette liste, et comparable aux principales fonctionnalités de Zoom (comme le partage de fichiers, le chat, la conférence téléphonique, audio et vidéo), il est également intégré à une IA qui peut aider aux réunions. Il s’agit d’une IA qui agit comme un assistant virtuel qui prend des notes, établit des rappels, et bien plus encore, comme un assistant normal… en utilisant des commandes vocales pendant que vous êtes en réunion.
Avantages :
- Intégration d’une IA qui agit comme un assistant virtuel
- Réunions de qualité supérieure car il s’agit d’un produit d’une société de réseaux et de communications très réputée (Cisco)
- La sécurité est également de premier ordre puisque Cisco s’occupe directement de la cybersécurité des entreprises
- Très bonnes options d’administration des réunions
- Le partage de fichiers peut aller jusqu’à 2 Go par fichier
Inconvénients :
- L’annulation du bruit pourrait encore être améliorée
- La conférence HD pourrait être améliorée en raison du nombre de participants, qui est faible (6).
Comment choisir son logiciel de réunion en visioconférence ?
Nous avons maintenant compris à quel point un outil de vidéoconférence peut nous aider. Certains e ces outils existent depuis un certain nombre d’années. Mais, à l’époque, nous utilisions ces outils de manière occasionnelle. Aujourd’hui, on s’en sert régulièrement voire quotidiennement. Il faut donc bien choisir sa solution.
Ainsi, lorsque vous voulez choisir un outil de réunion en ligne gratuit, vous devez rechercher certaines caractéristiques communes qui doivent être disponibles avec cet outil. Sur quels critères peut-on départager les différentes solutions abordées ? Voici quelques unes de ces fonctionnalités primordiales :
Partage d’écran
Lorsque vous voulez présenter quelque chose d’important aux membres de votre équipe lors d’une réunion en ligne, il n’y a pas d’alternative sans une option de partage d’écran. Si vous êtes en mesure de montrer aux membres de votre équipe ce qui est sur votre écran, vous gagnerez du temps qui serait autrement consacré à expliquer ce que vous voyez.
Enregistrement des réunions
Pouvoir enregistrer vos conférences est très utile pour de nombreuses raisons. Vous pourrez revoir votre réunion après l’avoir terminée. Et, si quelqu’un manque la réunion, il pourra comprendre tous les sujets en regardant la vidéo enregistrée.
Conversation textuelle
La vidéo, la voix et le texte sont les pierres angulaires de tout logiciel de conférence. Le chat textuel est tout aussi important que le chat vocal et vidéo car il vous permet de partager tous les sujets importants avec les membres de votre équipe dans votre salle de réunion virtuelle. Vous pouvez même partager des liens instantanément grâce à cette fonction.
Assistance mobile
Il s’agit d’une autre fonctionnalité puissante d’un outil de réunion en ligne. Supposons que l’un des membres de votre équipe soit éloigné de son ordinateur et que vous souhaitiez qu’il participe à la réunion en ligne. Votre outil de réunion en ligne doit lui permettre de se joindre à la réunion via son smartphone.
Diaporama
Un diaporama peut être un excellent moyen d’organiser les informations que vous présentez pendant votre réunion en ligne. Pensez à utiliser un modèle de diaporama pour une présentation plus professionnelle.
Chat privé
Le chat privé permet à plusieurs membres de l’équipe de communiquer en privé pendant la réunion principale. Cela peut être utile pour répondre à des questions.
Vous connaissez désormais notre sélection des meilleurs outils pour organiser des visioconférences. Si vous en avez d’autres à conseiller, n’hésitez pas à les proposer dans les commentaires ci-dessous.